Chiến thuật quản lý thời gian hiệu quả và công cụ.

Mục tiêu hướng đến

Đưa ra phương án để quản lý công việc hàng ngày sao cho hiệu quả và nhẹ đầu nhất,

Đưa luôn cả những công cụ phù hợp để có thể áp dụng được luôn cho nhanh

Tại sao lại lựa chọn get thing done

Mặc dù phương pháp này yêu cầu mình phải đầu tư trước một khoảng thời giản cũng như công sức để setup. Tuy nhiên mình sẽ được đền đáp lại bằng những lợi ích cụ thể sau:

  •  Không còn lo lắng về việc sẽ quên một deadline hay quên một nhiệm vụ quan trọng
  • Có thể phản ứng lại với tất cả các việc phát sinh đến một cách bình tĩnh
  • Luôn luôn biết được việc nào là ưu tiên trong khung thời gian của mình.

Quan điểm 1 : Đầu óc cần được như mặt hồ- luôn thoải mái và bình tĩnh.

Trong karate, người ta nói, người tập võ phải có cái đầu như mặt nước. Khi một viên đá ném xuống hồ, nó sẽ phản ứng như thế nào? Nó sẽ phản ứng đúng theo khối lượng và lực tác động của viên đá. Tuy nhiên ngay sau đó, nó lại dần trở về yên lặng. 

Giống như cuộc sống, đương nhiên ta luôn có những lúc phải đối mặt với những công việc mới, những khó khăn. Nhưng ngay sau đó, ta lại trở về trạng thái bình tĩnh như mặt hồ. 

Đó là mục tiêu hướng tới, nhưng thực tế thì đầu óc chúng luôn căng thẳng vì vô số thứ, chứ nào được yên lặng như mặt hồ 

Quan điểm 2 : Bộ não dùng để sáng tạo, chứ không phải để lưu trữ thông tin.

Bộ não giống như là một căn phòng lớn. Chúng ta có thể lựa chọn đó là một nơi trông trẻ, hay là một nơi làm việc để tạo ra những ý tưởng sáng tạo có hiệu quả ? Nhiều người do không biết cách xắp xếp, bộ não trở thành nhà trẻ, mỗi một việc cần làm dù nhỏ dù to giống như một đứa trẻ mới trong nhà. Năng lượng dành ra để nhìn , rồi trông chúng cũng đủ làm ta điên đầu. !

Thực ra bộ não cũng rất giỏi trong việc lưu trữ thông tin. Nhưng việc chúng ta thường xuyên dành năng nượng cho việc quan sát chúng sẽ gây mệt mỏi. 

Muốn áp dụng phương pháp này : bạn phải ngừng lưu trữ thông tin trong bộ não.

Lý do tạo ra căng thẳng

Căng thẳng là do những cam kết chúng ta tạo ra nhưng ” không được xử lý thích hợp. Từ những việc lớn như ký kết một hợp đồng, hoàn thành một dự án, đến những việc nhỏ như mua cái bấm móng tay.

Vì không được xử lý thích hợp : Chúng vẫn quanh quẩn trong đầu óc chúng ta => tạo ra sự căng thẳng.

Chúng gọi là các mạnh hở !

Sai lầm dẫn đến: Căng thẳng tiếp diễn:

1. Không làm rõ được, kết quả dự kiến là gì

2. Ko quyết định bước tiếp theo phải làm là gì 

3. Ko có lời báo nhắc về kết quả hành động cần thiết trong một hệ thống đáng tin cậy.

Nguyên tắc để xử lý cam kết`

1, Bất cứ cam kết gì mà còn chưa hoàn thành => phải được tóm gọn vào 1 hệ thống đáng tin tưởng bên ngoài đầu óc => để tất cả vấn đề nằm ngoài khỏi đầu!

2. Phải làm rõ ra được : Bạn phải làm gì để hoàn thành các cam kết.

3. Khi đã quyết định được làm gì, Phải có một hệ thống giúp nhắc nhở mà bạn có thể rà xoát thường xuyên. 

5 bước bắt buộc

1-Capture : Thu thập mọi thứ

Giống như đã nói ở trên: bạn phải ngừng lưu trữ thông tin trong não. Bất cứ điều gì lướt qua tâm trí bạn- việc cần làm, sự kiện, ý tượng , cuốn sách muốn đọc. v.v hãy tóm lấy chúng và đưa vào 1 nơi gọi là Inbox.  Tóm lại Inbox này có thể là dùng phần mềm , hay một hộp vật lý cũng được, miễn là nó phải nằm ngoài đầu của bạn. => giúp bạn giải tỏa tâm trí.

Bây giờ không phải là lúc để lo lắng về việc sắp xếp chúng. Đơn giản là lôi hết ra. 

Đây là một trong những key của phương pháp: Ngay khi có một nhiệm vụ xuất hiện trong đầu, hãy đưa nó đến một hệ thống nằm ngoài đầu bạn và sắp xếp nó sau

 

Thủ thuật : áp dụng trên máy tính với todoist

  • Cài extension todoist trên chorme
  • => Đưa một website vào inbox luôn khi nghĩ cần làm gì đó với website

  • Cài addon cho gmail để có thể đưa ngay một email vào inbox
  • Cài todoist cho máy tính  sau đó setup để nó mở cùng window,  cài đặt phím tắt nhanh để bật nó lên , cũng nên để nó zoom lên to to tý không thì khó nhìn lắm.
    ví dụ ( ctrl alt z như mình ) để khi cần là có thể cho một task mới vào ngay 
  •  có thể đưa nhanh một đường link tham khảo vào inbox bằng cách gõ
    [nội dung](link)
  •  

Tóm lại : mỗi lần bất chợt nghĩ ra ý tưởng, một hành động v.v. cần phải đưa ngay vào inbox trong todoist rồi tính toán sắp xếp sau.

2- Clarify - Phân loại rõ ràng công việc

Đây là lúc mà inbox đã đầy, hãy chuyển đổi đống lộn xộn này thành những hành động cụ thể . Bước tới từng item cụ thể trong inbox của bạn và làm một trong những bước dưới. 
  • Nếu item này có thể hoàn thành trong ⌚2 phút, hoàn thành nó ngay lập tức 
  • Nếu nó có thể bàn giao, gán task đó tới một người cụ thể👉 👨
  • Nếu đó là một dạng thông tin dùng để tham khảo ( ko thể hành động ) ( ví dụ : một file , tài liệu, bài viết, một số liên lạc v.v ) mà bạn cần quay lại sau này. => đẩy nó sang một project reference ( dự án tham khảo ) riêng biệt hoặc đính kèm nó tới một comment hoặc một task liên quan hoặc một project khác ???
  • Nếu item đó cần phải hoàn thành tại một thời gian cụ thể, thì hãy gán cho nó một due date ⏲
  • Nếu task đó không cần thiết nữa hoặc không thể hoàn thành nổi thì vứt đi 🗑
  • Nếu một task mà yêu cầu nhiều hơn một bước => tạo một project để chứa tất cả các item liên quan đến nó và xác định một hành động tiếp theo có thể thực hiện để đưa dự án tiến về phía trước.

3-Oganize- Tổ chức công việc

Đưa tất cả các việc vào đúng vị trí. 

Thêm công việc liên quan đến thời gian vào lịch.

Bàn giao dự án cho người khác.

Cất tài liệu tham khảo đi ???

Sắp xếp các nhiệm vụ của mình.

Dự án, Thời gian, và Context 

1. Dự án : là nơi chứa những việc mà mình phải làm

2. Time: là nơi dùng phần mềm để nhắc việc 

3. Context thì chưa hiểu lắm

4- Review : Xem lại định kỳ- Để hệ thống vận hành trơn tru

  • Thường xuyên xem qua , cập nhật và sửa đổi nhiệm vụ của mình

5- Engage - Hành động mỗi ngày

  • Trong lịch: sẽ có sẵn những việc liên quan đến thời gian 
  • Trong sổ procject : sẽ có list những dự án phải làm 
  • Khi bắt gặp một công việc mới: tự động hỏi là việc đó có thực hiện được ko. Nếu có:  cần bao nhiêu thời gian để làm. Nếu thời gian dưới 2 phút thì thực hiện ngay. Còn lớn hơn 2 phút thì đưa vào sổ project để sắp xếp. 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *